Cara Menyembunyikan dan menampilkan data dengan fungsi Group pada Excel

Pusing dengan data / Lembar kerja yang sangat banyak ? jangan kuatir, hanya dengan sedikit sentuhan dari fungsi “Group” pada Excel kamu bakal di mudahkan untuk membaca data, karena kamu bisa mengatur data mana yang mau di tampilkan ataupun yang di sembunyikan untuk sementara waktu.

 

Fungsi Group

 

Mengelompokan baris atau kolom:

1. Pilih baris atau kolom yang ingin dikelompokan. Pada contoh kita, kita akan pilih kolom B, C, dan D.

Contoh Data

2. Pilih tab Data pada Ribbon, lalu klik perintah Group.

tab Data pada Ribbon

3. Baris atau kolom yang dipilih akan dikelompokkan. Dalam contoh kita, kolom B, C, dan D dikelompokkan.

Baris atau kolom yang dipilih akan dikelompokkan

Untuk ungroup data, pilih kelompok baris atau kolom, kemudian klik perintah Ungroup.

perintah Ungroup

Menyembunyikan dan menampilkan kelompok:

1. Untuk menyembunyikan kelompok, klik tanda minus, juga dikenal sebagai tombol Hide Detail.

menyembunyikan kelompok

2. Kelompok ini akan disembunyikan. Untuk menampilkan kelompok tersembunyi, klik tanda plus, juga dikenal sebagai tombol Show Detail.

menampilkan kelompok tersembunyi

Membuat subtotal

Perintah Subtotal memungkinkan Anda secara otomatis membuat grup dan menggunakan fungsi umum seperti SUM, COUNT, dan AVERAGE untuk membantu meringkas data Anda. Misalnya, perintah Subtotal bisa membantu untuk menghitung biaya perlengkapan kantor berdasarkan tipe dari pesanan persediaan yang besar. Ini akan membuat hirarki kelompok, yang dikenal sebagai outline, yang berfungsi untuk membantu mengatur lembar kerja Anda.

 

Data Anda harus diurutkan secara benar sebelum menggunakan perintah Subtotal, sehingga Anda mungkin ingin meninjau pelajaran kami mengenai Sorting data untuk mempelajarinya lebih lanjut.

Membuat subtotal:

Dalam contoh kita, kita akan menggunakan perintah Subtotal dengan formulir pemesanan T-shirt untuk menentukan berapa banyak T-shirt yang dipesan pada setiap ukuran (Small, Medium, Large, dan X-Large). Kita akan membuat outline pada lembar kerja ini menggunakan kelompok untuk setiap ukuran T-shirt dan kemudian menghitung jumlah total shirt pada masing-masing kelompok.

 

1. Pertama, urutkan lembar kerja Anda dengan data yang ingin Anda jumlahkan. Dalam contoh kita, kita akan membuat subtotal untuk setiap ukuran T-shirt, sehingga worksheet kami telah diurutkan berdasarkan ukuran T-shirt dari terkecil hingga terbesar.

membuat subtotal

2. Pilih tab Data, kemudian klik perintah Subtotal.

tab DATA

3. Kotak dialog Subtotal akan muncul. Klik panah drop-down pada At each change in: pilih untuk menentukan kolom mana yang ingin Anda jumlahkan. Dalam contoh kita, kita akan pilih Ukuran T-Shirt.

 

4. Klik panah drop-down pada Use function: pilih untuk menentukan fungsi yang ingin Anda gunakan. Dalam contoh ini, kita akan pilih COUNT untuk menghitung jumlah kemeja yang dipesan untuk setiap ukuran.

COUNT

5. Pada Add subtotal to: pilih kolom di mana Anda ingin penghitungan subtotal tersebut dimunculkan. Dalam contoh kita, kita akan pilih Ukuran T-Shirt. Bila Anda puas dengan yang Anda pilih, klik OK.

Ukuran T-Shirt

6. Worksheet akan diuraikan ke dalam kelompok, dan subtotal akan tercantum di bawah masing-masing kelompok. Dalam contoh kita, sekarang data dikelompokkan berdasarkan ukuran T-shirt, dan jumlah kemeja yang dipesan berdasarkan ukuran, akan dimunculkan di bawah masing-masing kelompok.

data dikelompokkan berdasarkan ukuran T-shirt

Melihat kelompok berdasarkan tingkatan:

Bila Anda membuat subtotal, lembar kerja akan dibagi ke dalam beberapa tingkatan. Anda dapat beralih antar-tingkatan ini agar dapat mengontrol dengan cepat berapa banyak informasi yang ditampilkan di lembar kerja dengan mengklik tombol Level di sebelah kiri lembar kerja. Dalam contoh kita, kita akan beralih diantara ketiga tingkatan pada outline kita. Sementara contoh ini hanya berisi tiga tingkat, Excel dapat menampung hingga delapan.

 

1. Klik tingkat terendah untuk menampilkan detail. Dalam contoh kita, kita akan pilih level 1, yang hanya berisi grand count, atau jumlah total T-shirt yang dipesan.

Detail

2. Klik tingkat berikutnya untuk memperluas detail. Dalam contoh kita, kita akan memilih tingkat 2, yang berisi subtotal setiap baris tetapi menyembunyikan data lain dari worksheet.

Memperluas Detail

3. Klik tingkat tertinggi untuk melihat dan memperluas semua data pada lembar kerja Anda. Dalam contoh ini, kita akan pilih level 3.

Memperluas Detail

Anda juga dapat menggunakan tombol Show dan Hide Detail untuk menampilkan dan menyembunyikan kelompok dalam garis besar.

Tombol Show dan Hide

 

Menghapus subtotal:

Kadang-kadang Anda mungkin tidak ingin menyimpan subtotal dalam lembar kerja Anda, terutama jika Anda ingin menata kembali data dalam berbagai cara. Jika Anda tidak ingin lagi menggunakan subtotal, Anda harus menghapusnya dari worksheet Anda.

 

1. Pilih tab Data, kemudian klik perintah Subtotal.

Perintah Subtotal

2. Kotak dialog Subtotal akan muncul. Klik Remove All.

Remove All

3. Semua data worksheet akan dikelompokkan, dan subtotal akan dihapus.

Untuk menghapus semua kelompok tanpa menghapus subtotal, klik perintah panah drop-down Ungroup, kemudian pilih Clear Outline.

Clear Outline

Sumber : edu.gcfglobal.org

Baca Juga :

1. Cara Mudah Menemukan Angka Kembar dalam 2 Tabel berbeda dengan Rumus Excel
2. Apa itu konsep Ikigai dan bagaimana cara menemukan Ikigai ?
3. Yuk Download Aplikasi MessagePopup II (MsgPopup II) membuat komunikasi antar karyawan semakin seru